Aktualisiert am 10.11.2024
Das Pareto-Prinzip - Zeitmanagement leicht gemacht
Mit weniger mehr erreichen: Das ist der Ansatz der sogenannten 80-20-Regel. Ob in Studium, Job oder bei Alltagsaufgaben, gutes Zeitmanagement ist immer ein Schlüsselelement zum Erfolg. Dazu gehört auch, richtige Prioritäten zu setzen. Doch wie finden Sie heraus, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche Sie besser ganz von Ihrer To-Do-Liste streichen sollten? Wir von Ortloff erklären Ihnen das Pareto-Prinzip auf einfache Art und Weise.
Das Pareto-Prinzip einfach erklärt
Die Definition des Pareto-Prinzips geht auf den Italiener Vilfredo Pareto zurück. Der Ingenieur, Ökonom und Soziologe stellte 1906 bei einer Untersuchung des Grundbesitzes Italiens fest, dass 20% der italienischen Bevölkerung rund 80% des Volksvermögens besaßen. Im Umkehrschluss besaßen also 80% der Bevölkerung nur 20% des Volksvermögens.
Aus dieser Beobachtung leitete Pareto das 80/20-Prinzip bzw. die 80/20-Regel ab. Die Regel lässt sich auf viele Arbeits- und Lebensbereiche anwenden. So können Sie die meisten Aufgaben mit 20% des Einsatzes erledigen und damit gleichzeitig 80% der Probleme lösen.
Oder anders ausgedrückt: 80% des Erfolges sind auf 20% des Aufwands zurückzuführen.
Auch bei der Fehleranalyse kann das Pareto-Prinzip angewendet werden: 80% der Kosten, die Fehler verursachen, gehen auf nur 20% der Fehlerursachen zurück.
Unser Tipp: Auch bei der Auswahl Ihrer Büromaterialien und Schreibgeräte können Sie im Sinne von Pareto handeln: Anstatt mehrmals günstig zu kaufen, investieren Sie lieber einmalig in gute Markenqualität und sparen Sie so Zeit und Geld. Weiterer Pluspunkt: die täglichen Aufgaben gehen mit den formschönen Schreibgeräten und bunten Bürohelfern gleich viel leichter von der Hand!
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Pareto-Prinzip: Vorgehensweise
Wie Sie das Pareto-Prinzip für Ihr Zeitmanagement nutzen, zeigen wir Ihnen in 4 einfachen Schritten:
Welche Aufgaben haben Priorität und welche nehmen zu viel Aufmerksamkeit ein und haben gleichzeitig zu wenig Relevanz?
Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste mit allen anstehenden Aufgaben.
Schritt 2: Trennen Sie die wichtigen Aufgaben von den unwichtigen. Wie kommen Sie Ihrem Ziel am schnellsten und einfachsten näher? Ordnen Sie die Punkte auf der Liste für die 80/20 Regel nach Prioritäten. Eine gute Technik hierfür ist die Erstellung einer Eisenhower-Matrix.
Schritt 3: Teilen Sie Ihre Zeit richtig ein. Stellen Sie fest, was und wieviel Sie mit Ihren Ressourcen erreichen können. Werfen Sie dabei Perfektionismus und zu hohe Erwartungen über Bord. Versuchen Sie, Aufgaben zu delegieren oder holen Sie sich Hilfe, wenn Ihre Ressourcen nicht ausreichen. Halten Sie Zeitfresser und Energiediebe zum Beispiel in einer Not-To-Do-Liste fest.
Schritt 4: Haben Sie die Aufgaben priorisiert, strukturiert und aufgeteilt, kann es mit der eigentlichen Arbeit losgehen. Vermeiden Sie dabei Multitasking. Erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen, statt den Fokus auf mehrere oder alle To-Dos zu verteilen.
Gut zu wissen: Das Pareto-Prinzip setzt keine prozentgenaue Verteilung voraus. Sehen Sie es eher als eine grobe Faustregel.
Pareto-Prinzip Beispiele - Wo wendet man das Prinzip an?
Die 80/20-Regel ist immer dann eine gute Wahl, wenn Sie viele Dinge gleichzeitig erledigen müssen und Sie dafür wenig Zeit haben. Dann ist "Gut-genug" oft die bessere Lösung als das Streben nach Perfektion. So bleibt Ihnen mehr Zeit für andern, eigentlich wichtigere Projekte.
Sie können das Pareto-Prinzip auf beinahe alle Lebenslagen anwenden.
Zum Beispiel in der Arbeitswelt. So erzielen Unternehmen häufig 80% des Gewinns mit 20% der Kunden. Trotzdem verbringen die meisten Angestellten einen Großteil Ihres Tages damit, Kunden zufriedenzustellen, die nur einen geringen Teil des Umsatzes ausmachen. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutet das: Konzentrieren Sie sich auf die Kunden oder Aufgaben, die den größten Einfluss haben.
Weitere praktische Methoden für Ihren Arbeitsalltag
Natürlich funktioniert die 80/20 Regel nicht immer und überall. Aber die darin ausgedrückte Gesetzmäßigkeit kann Ihnen bei der Festlegung, Dokumentation und Darstellung von Prioritäten helfen.
Gut zu wissen: Mehr Tipps für effektives Zeitmanagement finden Sie auch in unserem Beitrag "Arbeitstage perfekt planen – 6 Tipps für mehr Effektivität". Außerdem haben wir tolle Tipps für Sie, wie Sie Ihre Ziele smart formulieren und so auf jeden Fall erreichen.
Weitere Pareto-Prinzip Beispiele aus dem Alltag
Dass Sie im Berufsleben mit der Anwendung der 80/20 Regel Ihr Zeitmanagement optimieren können, liegt auf der Hand. Doch in welchen Situationen kann sie noch sinnvoll sein?
Lernen mit dem Pareto-Prinzip
Wenn Sie Lerninhalte nach dem Pareto-Prinzip priorisieren, sparen Sie durch die frühzeitige Organisation viel Zeit und können gelassener mit Deadlines umgehen. Schließlich haben Sie die relevanten 20% schon am Anfang gelernt. Verschaffen Sie sich also als erstes einen Überblick über den gesamten Stoff, sowie über die Zeit, die Ihnen zum Lernen zur Verfügung steht.
Präsentieren mit dem Pareto-Prinzip
Wenn Sie Andere in eine neue Thematik einführen wollen, kann Ihnen das Pareto-Prinzip von Nutzen sein. Beschränken Sie sich auf die wichtigen 20% der Informationen, statt mit 80% viel zu weit auszuholen. So überfordern Sie Ihre Zuhörer nicht mit zu vielen Details, sondern legen Sie die wichtigen Elemente kurz und prägnant dar.
Digital Detox mit dem Pareto-Prinzip
Hand aufs Herz, wieviel Zeit verbringen Sie täglich auf Social-Media- oder Online-Nachrichtenkanälen? Statt achtmal (oder mehr) am Tag die neusten Neuigkeiten zu checken, beschränken Sie sich auf zweimal täglich. Beispielsweise einmal morgens und einmal abends. Sie werden trotzdem nichts verpassen und sich wundern wieviel mehr Zeit Sie plötzlich haben!
Unser Tipp: Egal in welchem Bereich Sie Ihre Ressourcen besser nutzen wollen, das Change Journal von LEUCHTTURM1917 kann Ihnen dabei behilflich sein. Es umfasst, neben dem Pareto-Prinzip, 23 weitere wirkungsvolle und einfache Methoden, mit deren Hilfe Sie Ihre Produktivität steigern und die Selbstorganisation verbessern.
Die Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips
- Aufgaben und Ziele lassen sich einfacher priorisieren
- bessere Arbeitsstrukturen für sich oder den Betrieb aufbauen
- Kosten sparen & effizienter arbeiten - Sie konzentrieren sich auf die 20% der Kunden, Produkte oder Projekte, die 80% des Umsatzes ausmachen
Nachteile des Paretp-Prinzips:
- nicht immer und überall sinnvoll - nur weil eine Aufgabe keinen Umsatz bringt, ist sie nicht automatisch sinnlos
- Methode lässt keine keine Zeit & keinen Raum für Experimente - Einschränkung von Kreativität und echter Innovatio
Die passende Ausstattung bekommen Sie bei Ortloff
Neben der Methode spielt natürlich auch die Ausstattung eine wichtige Rolle bei der Umsetzung neuer Arbeitsstrukturen. Organisieren Sie Ihr Büro mit hochwertigen Materialien, Schreibgeräten und Hilfsmitteln. Kommen Sie einfach in unserem Geschäft in Köln vorbei, wir von Ortloff freuen uns auf Ihren Besuch!